Só de pensar nos documentos empresariais, certamente uma das primeiras imagens que vem a mente é a de uma mesa com diversas folhas espalhadas ou ainda enormes gavetas repletas de documentos, não é mesmo? E isso, contribui para problemas como a perda de documentos, desorganização e até mesmo a diminuição da produtividade. Todas as empresas, independentemente de seu porte ou segmento, precisam lidar com documentações. Desde negócios físicos até mesmo digitais, armazenar papéis como contratos, notas fiscais, certidões e cópias importantes é necessário em algum momento. A imagem de uma mesa repleta de folhas ou ainda a necessidade de um ambiente dentro da empresa a fim de armazenar os documentos, popularmente conhecido como arquivo morto, ainda são realidades comuns, mesmo em meio ao surgimento de tecnologias, como a possibilidade de salvar arquivos salvos na nuvem, por exemplo. O fato é que quantidades exacerbadas de documentos físicos podem ser altamente prejudiciais para as empresas, afinal, além de afetar a produtividade dos profissionais que podem necessitar destes documentos, também ocasiona a desorganização no ambiente de trabalho.
Qual seria a solução para a diminuição da desorganização gerada pelo acúmulo dos documentos?
O fato é que os documentos não podem ser simplesmente descartados, pelo contrário, eles são fundamentais para o desenvolvimento de uma empresa. Cópias de documentos, certidões, contratos, notas fiscais e fichas cadastrais dos profissionais são apenas alguns exemplos de documentações essenciais para que uma empresa comprove estar atuando dentro da legalidade. Sabendo que não existe a possibilidade de “parar” ou ainda diminuir a emissão de determinados documentos, eis a dúvida: “Qual seria a solução para a diminuição da desorganização gerada pelo acúmulo dos documentos?”. Confira: Felizmente, com o avanço da tecnologia, atualmente, existem diversas maneiras de evitar o acúmulo e até mesmo a ocupação dos espaços físicos. Imagine precisar de um cômodo dentro da empresa que poderia ser utilizado para aumentar a equipe, mas que está sendo utilizado para armazenar folhas e dados. Isso seria um desperdício de espaço e até mesmo gera perda da produtividade. Com isso, uma das soluções encontradas para este problema é a análise de documentos. Este procedimento consiste em uma maneira de avaliar toda a papelada da empresa, corrigi-la caso necessário e ainda armazená-la de maneira segura.
Quais são os benefícios que a análise de documentos pode proporcionar para minha empresa?
Acima, você pode compreender um pouco mais a respeito da análise de documentos. Agora, confira quais são os principais benefícios que a análise de documentos pode proporcionar para a sua empresa, veja: 1- A análise de documentos evita a perda de documentos importantes; 2- A análise garante a veracidade dos dados presentes nos documentos; 3- A análise permite o armazenamento corretos dos documentos; 4- A análise também garante a segurança das empresas, caso exista a necessidade de utilizar os documentos. Não é à toa que a análise de documentos é comumente realizada pelas empresas. Muitos líderes e gestores formam equipes de modo a realizarem este serviço. Contudo, a longo prazo, esta não é uma alternativa benéfica, afinal, além de impedir a conclusão das demais atividades que até então estavam sendo realizadas, permite que um colaborador sem experiência comprovada na área realize essa função, podendo gerar erros graves. Eis assim a importância da terceirização deste serviço.
Por que terceirizar a análise de documentos?
Deslocar equipes que até então estavam empenhadas na resolução de uma atividade a fim de direcioná-las para a análise dos documentos, não é uma alternativa interessante, apesar de ser comumente realizada por líderes e gestores. O fato é que documentos são importantes e por isso, devem ser analisados por profissionais altamente capacitados. É válido ressaltar que a análise de documentos não é um procedimento simples de ser realizado, pelo contrário, trata-se de uma conferência minuciosa, e que muitas vezes precisa da ajuda da tecnologia e de programas e softwares de automação. Tendo em vista que falhas e erros não podem ser cometidos, a análise de documentos garante a segurança de todas as informações.
As principais dúvidas sobre a análise de documentos
Contudo, mesmo se tratando de um procedimento comumente realizado pelas empresas, ainda assim, a existência de dúvidas e questionamentos é muito comum. Dessa forma, confira abaixo quais são as dúvidas mais comuns sobre a análise de documentos, veja:
1- “Minha empresa é pequena, a análise de documentos seria útil para mim?”
Sim. Saiba que as empresas menores também podem se beneficiar a partir da análise de documentos.
2- “Quais empresas podem investir na análise de documentos?”
Independentemente do porte ou segmento, como citado no início do texto, todas as empresas devem lidar, emitir ou receber, documentos, e por isso, todas elas podem contar com a análise de documentos.
3- “Tenho documentos físicos e digitais, ambos podem ser analisados?”
Sim, ambos podem e devem ser analisados. Contudo, é importante ressaltar que é bem melhor ter todos os documentos salvos na nuvem do que tê-los presencialmente, de forma física. Sendo assim, neste artigo você pode conferir o que é a análise de documentos e de que maneira este serviço pode ser útil para a sua empresa. Conferiu mais informações sobre a terceirização do serviço e ainda sanou as dúvidas mais comuns que envolviam a análise de documentos.
