Organizar e executar eventos não é uma tarefa fácil, e quando falamos em eventos corporativos essa máxima atinge proporções ainda maiores de dedicação e, claro, potencial para imprevistos. Um dos aspectos cruciais nesses casos é o controle do número de participantes ou convidados, informação essencial para que o evento como um todo funcione bem e tenha o sucesso esperado. Uma das principais maneiras de fazer esse tipo de controle é o uso do RSVP, cuja sigla significa “Répondez S’il Vous Plaît”, expressão em francês que pode ser traduzida para o português como “Responda, por favor”. Trata-se de uma ferramenta de conceito genérico e utilizada de diferentes formas, com o objetivo de coletar informações sobre presença e ausência de pessoas em eventos.
RSVP: Tipos e aplicações
Há três tipos de utilização de uma ferramenta RSVP: ativo, receptivo e misto. O primeiro tipo, ativo, se dá quando a organização do evento entra em contato com o convidado e possível participante para confirmar sua presença na ocasião. O contato serve também para prover ao participante informações importantes sobre o acontecimento e sanar quaisquer dúvidas que ainda persistam. Como se trata de uma comunicação qualificada, a aplicação do RSVP em sua forma ativa é geralmente feita por meio de equipe e tecnologia especializada em call center. Dessa maneira, é possível estabelecer uma comunicação mais efetiva e com altas taxas de sucesso, uma vez que o sistema detém dados importantes e promove controle de ligações. O segundo tipo, receptivo, se dá quando o próprio convidado ou participante entra em contato com a organização do evento para confirmar sua presença. Ocorre geralmente por meio de comunicação em um convite, por exemplo, no qual consta um número de telefone ou e-mail, com prazo para que a confirmação seja feita por meio de um desses canais. O terceiro tipo, misto, é quando ocorrem ambas situações anteriores. O mais comum é que se aguarde por um período para que as pessoas confirmem presença (tipo receptivo), para depois entrarem os contatos diretos (tipo ativo).
Dicas e pormenores sobre RSVP
Os procedimentos para aplicação e utilização do RSVP parecem bastante simples, e são. Mas há algumas “dicas” e pontos a serem considerados que podem melhorar de forma contundente o processo e ainda potencializar os resultados. A primeira das dicas é procurar entender as especificidades do público com que se está lidando e, com base nisso, escolher um dos três tipos de RSPV. Pode ser que um determinado público tenha uma tendência maior ou mais proatividade em entrar em contato para confirmar, ao mesmo tempo que outro grupo pode preferir não proceder dessa maneira. Como ambos devem ser atendidos, o ideal é planejar o tipo de abordagem de antemão. Outro ponto importante a ser observado é que, mesmo de posse dos dados de confirmação, sempre haverá quem compareça sem ter confirmado e que não apareça mesmo tendo confirmado. Para evitar transtornos com imprevistos desse tipo, o ideal é considerar uma variação de 20% na estrutura do evento. Agora que você já conhece o RSVP e seus principais benefícios e estratégias, vai organizar e executar eventos corporativos como ninguém! Aproveite e navegue pelo site da DBios para conhecer nossas soluções em Call Center, estrutura básica e essencial para botar em prática ações de RSVP.
