Dentre os grandes desafios que uma empresa enfrenta ao longo de sua trajetória estão não apenas os esforços para fornecer produtos e serviços de qualidade, mas também melhorar a eficiência de seus processos internos - sem que isso custe dinheiro. Afinal, isso é realmente possível? Claro que é possível! Existe uma série de medidas que as organizações podem (e devem!) tomar para otimizar processos - ou seja, torná-los menos atravancados, ágeis e econômicos. A ideia é auditar todas as etapas de produção e administração em uma empresa, em busca de gargalos nesses processos que fatalmente geram desperdícios de tempo e dinheiro. Tudo isso reflete positivamente tanto no corte de custos quanto no aumento da lucratividade e diminuição do valor final para o consumidor. Agora que já entendemos melhor onde queremos chegar, vamos às medidas? São quatro passos sequenciais que podem ser aplicados tanto em um departamento quanto em toda a estrutura de uma empresa, a qualquer tempo.
1 - Conhecer toda a rede de processos
Impossível analisar e modificar qualquer objeto sem conhecê-lo antes, de forma detalhada e holística. Assim, é muito importante que se conheça toda a rede de processos de uma organização, atentando de forma especial não somente para o fluxo em si, mas principalmente para quem o faz e como o faz. Devem entrar no radar todas as atividades, fluxos e pessoas envolvidas nesses processos, bem como as atividades que são automatizadas e as que são cumpridas por terceiros. Trata-se de conhecimento muito valioso, não apenas para a implantação de melhorias, mas também para que os gestores tenham uma visão macro da empresa que dirigem.
2 - Identificar onde melhorar
Mapeados todos os processos, é hora de utilizar, de fato, os benefícios de uma visão ampla dessa rede. Ou seja: procurar gargalos em fluxos, encontrar processos inúteis ou obsoletos, minimizar etapas, dentre outras possibilidades. Também é preciso elencar quais dessas melhorias são mais urgentes e representam maior potencialidade de melhora do processo como um todo. Nessa etapa é fundamental que participem representantes de todos os setores envolvidos, que possuem vivência e participação efetiva dentro dessa rede de processos. Se feito em conjunto, esse procedimento tende a surtir efeitos mais eficientes e de forma muito mais rápida.
3 - Aplicar melhorias
Agora que conhecemos os processos e quais são os pontos a serem melhorados, chega o momento de aplicar essas melhorias - atacar de frente os problemas, os gargalos e os pontos de atravancamento. É importante começar sempre pelos mais críticos e pelos estratégicos, dos quais depende a implantação de outras mudanças. Um cuidado importante que se deve ter é aplicar as melhorias de forma paulatina, de modo a não causar grandes impactos na operação diária e no trabalho das equipes. Porém, se estas tiverem participado de forma ativa da identificação de problemas, esses impactos tendem a ser minimizados.
4 - Medir resultados
Após a implantação das melhorias, é necessário observar e medir os resultados de forma objetiva - ou seja, traduzidos em números. Dessa maneira, será possível entender quais medidas foram realmente eficazes e quais não surtiram efeito. O objetivo da mensuração é fechar o ciclo e fazer com que a empresa não se acomode e busque sempre melhorias para os seus processos. Uma ótima maneira de colocar em prática essa sequência de passos em função de melhorias nos processos é fazer uso de uma poderosa ferramenta: a tecnologia. A DBios possui muitas soluções corporativas com esse fim - explore nosso site e entre em contato conosco!
